Som så mange andre virksomheder og organisationer har du sikkert en eller flere printere i virksomheden. Men har du tænkt over, hvad der bliver udskrevet – og hvem der har adgang til det?

Som dataansvarlig er det vigtigt, at du forholder dig til, hvordan I håndterer udskrivningen af diverse dokumenter og personfølsomme oplysninger. Heldigvis er der en løsning, der giver dig ro i maven og gør det lettere for medarbejderne i organisationen at administrere.

Sikker print er løsningen, der sikrer en øget sikkerhed omkring udskrivningen af personlige oplysninger. Skal vi hjælpe dig med at få implementeret sikker print?

Hvor mange benytter egentlig printeren i virksomheden?

Det er meget normalt, at der bliver stillet printere til rådighed i virksomheden. Det kan dog skabe en udfordring.

Bliver der printet personfølsomme oplysninger på printeren, er det svært at have overblik over, hvordan disse oplysninger bliver håndteret. For hvad bliver der egentlig printet ud? Og hvor mange når at se det, inden personen, der har udskrevet det, når frem til printeren for at hente det?

Skal en medarbejder for eksempel udskrive fortrolige oplysninger om en person, er det yderst problematisk, hvis udskrivningen kan igangsættes direkte fra skrivebordet, og at vedkommende først efterfølgende skal nå hen til printeren for at hente det udskrevne.

I nogle virksomheder kan der være langt imellem printerne. Der kan derfor gå lang tid, fra dokumenterne bliver udskrevet, til de rent faktisk bliver hentet. En periode, hvor uvedkommende kan nå at se de udskrevne, fortrolige dokumenter.   

Vil du undgå denne udfordring, skal du benytte dig af sikker print.

Udskriv kun, når du står klar ved printeren

Sikker print er en installation, der bliver sat op på printerne og det system, der anvendes. Det betyder, at udskrivelsen af dokumenter ikke kan sættes i gang med det samme, når du sidder ved computeren. I stedet er det muligt at sende dokumenter til printeren, som vil være klar til udskrift, når du ankommer til printeren.

Det sikrer, at der ikke bliver printet en masse, som andre kan nå at læse, inden du kommer frem til printeren for at hente det udskrevne.

I stedet indtaster du login-oplysninger på printeren, hvor du så får mulighed for at frigive dokumenterne til udskrivning, som er blevet sendt fra computeren. Alternativt kan udskrifter også frigives med en nøglebrik eller et id-kort til printeren. Der er derfor langt mere sikkerhed omkring, hvem der ser de udskrevne dokumenter, når du benytter sikker print.

Dette er blot én af de fordelagtige muligheder, du får med sikker print.

Definér klare regler for dine printere for at øge sikkerheden

Login til printeren er ikke det eneste, du kan implementere med sikker print. Der er også muligheder for at opsætte regler og kriterier, der skal være opfyldte, før det er muligt at printe.

Det kan for eksempel være bestemte dokumenter, der kræver autorisation, før det er muligt at printe. Det er især relevant ved personfølsomme oplysninger eller fortrolige dokumenter.

Det kan også være dokumenter, der kun kan udskrives, hvis du har en bestemt medarbejderrolle eller på anden måde er blevet godkendt til det.

Hovedpointen er, at du lettere kan styre, hvem der har mulighed for at udskrive. Dét er sikker print.

Få det fulde overblik over, hvad der bliver printet

Sikker print giver dig en uundværlig log-funktion. Det betyder, at du kan registrere alt, hvad der vedrører en bestemt udskrivning. Der bliver derfor logget om:

• hvad der er blevet udskrevet
• hvem der har udskrevet det
• hvilken printer det er udskrevet på
• hvornår det er blevet udskrevet.

Sikker print giver dig derfor mulighed for at få det fulde overblik over, hvordan alle udskrivninger er foregået. Det er især en fordel, når du har med personfølsomme oplysninger at gøre. Det er derfor med til at øge sikkerheden betydeligt.

Denne funktion i sikker print kaldes også for follow me-print – hvilket netop er, hvad funktionen kan. Follow me-print følger et dokuments rejse til udskrivning og logger de forskellige handlinger, der bliver foretaget.

Der bliver derfor logget de nødvendige oplysninger om hvem, hvad, hvor og hvornår. Du får derfor det fulde overblik, der er nødvendigt for at sikre en korrekt datahåndtering.

Overhold GDPR med sikker print

Efter GDPR blev indført, er sikker print kun blevet endnu vigtigere. Persondataloven skal nemlig skabe sikkerhed omkring håndteringen af personlige oplysninger.

Printere i virksomheder og organisationer bearbejder meget data i løbet af blot en enkelt dag. Det inkluderer også dokumenter med personfølsomme oplysninger.

Efter GDPR er der mange nye tiltag, der er sat i værk for at sikre sikkerheden omkring datahåndtering. Der er dog mange, der netop glemmer, hvor meget persondata der florerer igennem printeren og det tilknyttede netværk.

Sikker print er derfor også relevant, når det kommer til håndhævelse af GDPR. Det kan faktisk betragtes som en GDPR-printløsning.

I vores løsning får du follow me-print, som især er anvendeligt til GDPR compliance. Du kan nemlig i langt højere grad håndhæve retningslinjerne i GDPR.

Derfor kan sikker print betale sig – bogstavelig talt

Efter GDPR er blevet indført, kan det i høj grad betale sig at få styr på, hvordan printerne anvendes. Der er nemlig flere fordele med en GDPR-printløsning.

Databeskyttelse og håndhævelse af GDPR

Du sikrer, at følsomme informationer kun bliver delt med de personer, det er relevant for. Der er derfor ikke dokumenter, der havner i de forkerte hænder. Du undgår derfor høje bøder, der ellers kan forekomme, hvis du overtræder GDPR.

Spar på papirforbruget

Der bliver ikke brugt unødigt meget papir, da der kun bliver printet det, der skal bruges. Printerskuffen bliver derfor ikke fyldt op med udskrivninger, som folk glemmer at hente. Der kan derfor spares penge på papir. Derudover er et mindre papirforbrug også en fordel for miljøet.

Overordnet kan det derfor i høj grad betale sig at benytte en GDPR-printløsning.

Vi hjælper med sikker print – men også med at finde den rigtige printer

Vi kan tilbyde dig en løsning med sikker print, hvor du øger sikkerheden omkring brugen af printeren og udskrivningen af persondata. Det er dog langt fra det eneste, vi kan hjælpe med.

Skal du have en ny printer til virksomheden, men er du i tvivl om, hvilken model det skal være? Det kan vi hjælpe dig med. Vi samarbejder med flere af de store producenter, der er kendte for kvalitetsprintere og kopimaskiner.

Hvad end du har brug for en stor, lille eller multifunktionel maskine, står vi klar til at hjælpe dig med at finde den, der passer til din virksomheds behov.

NemToner, der harmonerer med sikker print

Hos Digital Group tilbyder vi også vores NemToner-service. Denne service sikrer dig, at du får tilsendt toner, når der er behov for at blive fyldt nyt på en printer.

Det fungerer ved, at NemToner implementeres i printeren. Printeren sørger for at give besked til vores system, når den er ved at løbe tør for toner. Når vi modtager besked fra printeren, sørger vi for at sende tonerne direkte til jer. Der medfølger selvfølgelig oplysninger om, hvilken printer tonerne skal benyttes til, hvis I for eksempel har flere printere i virksomheden.     

NemToner er en sikker løsning, der harmonerer med sikker print. Det betyder, at der udelukkende bliver sendt oplysninger om tonerniveauet til vores system. De personlige oplysninger, der sendes igennem printeren, har derfor intet med NemToner at gøre. Sikker print og NemToner kan derfor sagtens være installeret på samme tid, uden det påvirker datasikkerheden.

Vil du have sikkert GDPR-print? Lad os hjælpe

Vil du have styr på alle aspekter af datahåndtering, er sikker print et must i enhver virksomhed med én eller flere printere. Vi står klar til at hjælpe dig med at få sikker print installeret og implementeret, således du hurtigt og sikkert kan opretholde den gode datahåndtering, der lever op til GDPR.    

Vil du høre mere om dine muligheder for sikker print? Tag fat i os for en uforpligtende snak om din virksomheds mulighed for GDPR-printløsninger.